Controlar Alfresco desde Microsoft Office

La aplicación de Alfresco para Microsoft Office se inicia automáticamente cuando se inicia Microsoft Word. Si no puede ver el panel, haga clic en el botón “Alfresco” en la barra de herramientas de Word:

El panel de Alfresco consta de seis fichas:

1. Mi Alfresco: La pestaña Mi Alfresco muestra los documentos que tienen actualmente desprotegido (copias de trabajo); todas las tareas actualmente asignadas, en orden ascendente de la fecha de vencimiento, y una lista de acciones disponibles.
2. Navegar entre espacios y documentos: La pestaña de navegación de espacios y documentos muestra el espacio actual; los subespacios del espacio actual, una lista de los documentos y archivos contenidos en el espacio actual y una lista de acciones disponibles.
3. Buscar Alfresco: La pestaña de búsqueda de Alfresco permite la búsqueda de espacios y archivos.
4. Detalles del documento: La ficha de detalles de documento muestra información sobre el documento abierto actualmente, incluidos los metadatos del documento y un historial de versiones. Al igual que en las etiquetas anteriores, una lista de acciones disponibles también se muestra.
5. Mis tareas: La pestaña Mis tareas tiene una doble función: se puede utilizar para ver una tarea existente o para iniciar un nuevo flujo de trabajo en un documento existente. En ambos casos, la lista de Mis Tareas muestra las tareas asignadas a usted, organizado por fecha de vencimiento. Debajo de esta lista, significa que va a ver y gestionar la tarea seleccionada, o entrar en los detalles del nuevo flujo de trabajo.
6. Etiquetas: La pestaña Etiquetas muestra todas las etiquetas asociadas a los documentos en Alfresco. A continuación, puede ver una lista de documentos relacionados con una etiqueta específica.

Trabajar con espacios

El panel de Alfresco presenta sus documentos en la misma jerarquía de espacios, tal como existen en el repositorio de Alfresco.

Navegación de espacios

Utilice las siguientes funciones para ver los espacios:

• Haga click en en el espacio actual para subir un nivel en el espacio principal.
• Haga click en en el espacio actual para navegar en el espacioprincipal de usuario.
• Haga click en un subespacio para convertirlo en el espacio actual.

Creación de un nuevo espacio

1. Navege hasta el espacio en el que desea crear el nuevo espacio.
2. Haga clic en Crear Nuevo Espacio … en la parte superior de la lista de subespacios.

3. Aparecerá un formulario en el que debe introducir los detalles del espacio que está creando.
4. Especifique el nombre, título, descripción, y la plantilla que desea utilizar para el nuevo espacio.
5. Haga clic en Enviar.
6. El nuevo espacio es mostrado en la lista de subespacios.

Carga de un documento a un espacio

1. En la pestaña de navegación de espacios y documentos del panel de Alfresco, vaya al espacio en el que desea guardar el documento.
2. El documento se guardará en el espacio actual del panel de espacio en la parte superior del panel.
3. Haga clic en Guardar en Alfresco en la lista Acciones. La pestaña detalles del documento muestra los detalles del documento cargado.

Trabajar con documentos

Una vez que existe un documento en el repositorio, hay una serie de funciones a su disposición dentro de Word. Cada función existe en el panel de Alfresco como una acción que puede realizar en su documento de Word abierto.

Proteger un documento

1. En la pestaña de navegación de espacios y documentos, vaya al documento que desee ver.
2. Seleccione (Proteger) asociadas con el documento que desea modificar.
3. Las cerraduras documento original y la copia de trabajo esté disponible para modificar tanto en los espacios en Examinar y ficha de documentos y en la pestaña Mi Alfresco.
4. El icono al lado del documento original indica que está bloqueado.

Ver detalles de documento

La información disponible en la pestaña detalles incluye los metadatos del documento, las etiquetas asociadas con el documento, y el historial de versiones.

1. Navegue hasta el documento que contiene los datos que desea ver.
2. Haga clic en el documento para abrirlo.

El documento se muestra en Word y en el panel de Alfresco en la ficha Detalles del documento una lista de los metadatos del documento.

Etiquetado de un documento

Crear etiquetas permite categorizar el contenido de su documento. Esto hace posible localizar fácilmente el contenido de nuevo.

1. Abra el documento que desea marcar. Usted puede seleccionar un documento en la ficha Mi Alfresco o los espacios en Examinar y los documentos de la ficha del panel de Alfresco.
2. El documento se muestra en Word y en la pestaña detalles del documento, una lista de los metadatos del documento.
3. Haga clic en “Agregar una etiqueta” en la pestaña Etiquetas en el centro del panel.
4. Escriba el nombre de la etiqueta que desea agregar y haga clic en para guardar y mostrar la misma.

Iniciar un nuevo flujo de trabajo en contra de un documento

Utilice la función de flujo de trabajo para fijar el flujo de trabajo directamente a un documento y luego asignar el documento a otro usuario para su revisión.

Dos flujos de trabajo preconfigurados están disponibles: Ad Hoc de Trabajo (para asignar una tarea a un compañero) y Revisión y Aprobación (para la creación de revisión y aprobación de contenido).

1. Muévase hasta el espacio donde se encuentra el documento al que quiere añadir un flujo de trabajo y selecciónelo.
2. Haga click en (inicio de flujo de trabajo) para el documento de interés.
3. Seleccione el tipo de flujo de trabajo como Revisar y Aprobar o ad hoc de la lista proporcionada.
4. Asignar un usuario de Alfresco para el flujo de trabajo.
5. Escriba el nombre completo o parcial y, a continuación seleccione el usuario deseado de la lista de coincidencias encontradas. Opcionalmente, haga clic en el campo vacío y seleccione la fecha de vencimiento para la tarea en el calendario desplegable. Escriba una descripción de la tarea.
6. Haga clic en Enviar para iniciar el nuevo flujo de trabajo.

La pestaña Mis tareas muestra la tarea de flujo de trabajo nuevo para el usuario contra la que ha asignado la tarea.

Hacer un documento versionable

Habilite el control de versiones de un documento para realizar un seguimiento de las revisiones hechas al mismo.

1. Abra el documento que quiere hacer versionable.
2. Usted puede seleccionar un documento en la pestaña Mi Alfresco o desde un espacio.
3. El documento se muestra en Word y en la pestaña Detalles del documento, una lista de los metadatos del documento.
4. Haga clic en la pestaña Historial de las versiones en el centro del panel actual.
5. Haga click en “Hacer versionable” para que activar las versiones en el documento.