En esta guía de introducción aprenderemos todo lo necesario para usar el explorador documental de alfresco a su máximo potencial.

Empezando con el explorador

Tome un momento para familiarizarse con la página principal de la aplicación. Al abrir su navegador para Alfresco por primera vez, éste le lleva al espacio “Mi página de inicio de Alfresco”. Este espacio puede ser utilizado para albergar todo el contenido que le gustaría estar a disposición de cualquiera que tenga acceso a su servidor de Alfresco.

Hay tres áreas principales en la interfaz de usuario de Alfresco:

• Barra de herramientas en la parte superior
• Barra lateral a la izquierda
• Zona de trabajo a la derecha

Barra de herramientas

La barra de herramientas contiene botones de navegación, que pueden variar dependiendo de con qué usuario se haya iniciado sesión.

Barra lateral

La barra lateral contiene una serie de diferentes características para ayudarle a navegar, buscar y trabajar con el contenido.

Zona de trabajo

El área de trabajo es un área dinámica que muestra los temas pertinentes a la tarea que está realizando.

Inicio de sesión

Para agregar y crear contenido desde el explorador debe identificarse; cuando el explorador es instalado, Alfresco crea un usuario de administración llamado admin con una contraseña por defecto admin. El campo “Contraseña” es sensible a mayúsculas.

Crear nuevos usuarios

Como extra al añadir un nuevo usuario, puede definir el espacio personal del usuario. De forma predeterminada Alfresco crea un “Espacio de usuarios” automáticamente para contener todos los espacios principales de los usuarios.

1. En la barra de herramientas, haga clic en la consola de administración  (Aparecerá una pantalla como esta):

2. Haga clic en Administrar usuarios del sistema (El Sistema de Gestión de Usuarios del explorador se abre).

Para ver los usuarios existentes haga clic en Mostrar todos a la lista de los usuarios actuales, esto incluye la cuenta pre-configurada del administrador.

3. En el encabezado, haga clic en Crear usuario para abrir el Asistente para nuevo usuario.
4. En el Asistente para nuevo usuario, especifique las propiedades del usuario. Los campos marcados con un asterisco son obligatorios.
5. Luego cree un nombre de usuario y su contraseña. Cree un espacio de usuario con la ubicación que decida, por defecto “Espacio de usuarios”, y el nombre del espacio.

Gestionar espacios

Después de agregar un nuevo usuario, puede iniciar la sesión como ese usuario (En el ejemplo “Bob Smith”).

En la barra de herramientas, haga clic en Cerrar sesión, inicie sesión con algún usuario que haya creado.

Usted será llevado al panel principal Alfresco por defecto, pero aún se puede navegar fácilmente a su espacio, la empresa principal, o algún otro lugar. Haga clic en “Espacio personal” en la barra lateral. En su espacio personal usted puede gestionar elementos de contenido, y crear subespacios.

Personalizar un espacio

Alfresco permite cambiar la configuración espacial de sus componentes, es decir, nos permite modificar el aspecto visual del explorador.

La opción más accesible y que menos modifica el aspecto visual de alfresco es la de “Mostrar/Ocultar el panel lateral”, que hace exactamente lo que dice su nombre, muestra u oculta el panel lateral (navegación).

Después tenemos la otra opción, que es el visionado de elementos. Por defecto los archivos contenidos en el explorador se muestran como iconos, pero eso puede cambiarse en cualquier espacio; solo hay que pulsar el menú de “Vista de iconos”

Tenemos 4 opciones a elegir: detalles, iconos(por defecto), resumida y personalizada. Como podemos ver, la opción “personalizada” está deshabilitada, pues requiere instalar software adicional.

Como extra, tambien podemos personalizar la “Página de inicio de Alfresco”:

Al pulsar el botón “Configurar” del encabezado nos aparece una página como esta:

Elegimos el aspecto visual que deseemos de entre los disponibles y pulsamos siguiente:

Aquí seleccionaremos los elementos que irán en cada columna, pulsamos siguiente. Aparece el resumen, comprobamos que todo está bien y pulsamos finalizar.

Creación de un espacio

Antes de añadir contenido, sería prudente organizar su espacio personal para satisfacer sus necesidades empresariales (incluida la colaboración).

1. Pulsamos el botón crear, y nos aparecerá un menú desplegable como el de la imagen. Elegimos la opción “Crear espacio”

Una vez pulsada, nos aparecerá una pantalla como esta:

2. Una vez aquí sólo debemos poner el nombre del espacio y elegir el icono que  mostrará el espacio, y pulsar el botón “Crear espacio”

Creación y edición de contenido en un espacio

En esta tarea, crearemos el contenido en un espacio utilizando el Asistente para Crear contenido.

Pulsamos el botón “Crear” y elegimos la opción “Crear Contenido” del meú desplegable. Una vez hecho esto, aparecerá una ventana como esta:

Una vez aquí solo debemos escribir el nombre del artículo y elegir el tipo de datos, a saber: HTML, texto plano y XML. Luego pulsamos siguiente.

Nos aparecerá una pantalla de edición, aquí se redacta el documento. Una vez redactado podemos, pulsar siguiente y ver un resumen antes de finalizar la creación del contenido, o terminar el contenido directamente; pulsando el botón siguiente o Terminar respectivamente.

Si por alguna razón disponemos del contenido que queremos en nuestro Alfresco, y no hay necesidad de crearlo desde cero, podemos subirlo a Alfresco de la siguiente manera:

Pulsamos el botón “Añadir contenido” desde el encabezado y nos saldrá una pantalla como esta:

Pulsamos el botón “Seleccionar archivo” y nos aparecerá una ventana de navegación para nuestro ordenador; elegiremos el fichero que queremos subir al Alfresco, pulsaremos Aceptar, y todo estará hecho.

Gestión de detalles del contenidos

Puede ver los detalles (propiedades y metadatos) de un elemento de contenido en cualquier momento.

Solo debemos pulsar en el botón “Ver detalles” del archivo en cuestión y nos llevará a la ventana de visión de detalles, que la mostramos ahora:

Aquí se muestran todos los metadatos (información tal como: fecha de creación, el autor, el tamaño, etc) del fichero, las opciones sobre que hacer con él, y algunas cosas más.

Para modificar los metadatos del contenido hay un botón situado en la esquina superior derecha de la pestaña donde se encuentra. Para salir de la sección de visión de detalles, solo hay que pulsar el botón “Cerrar” de la esquina superior derecha de la pantalla.

Después de haber seguido esta guía ya debería manejarse con naturalidad en Alfresco, pero nosotros ponemos a su disposición una serie de tutoriales más avanzados para que pueda sacarle todo el jugo a Alfresco. A continueación le ofrecemos una breve explicación de cada tutorial y para acceder a ellos solo debe ir al final de este apartado.

• Invitando a los usuarios a un espacio de colaboración
  Para colaborar con otros usuarios en un contenido, debemos invitarlos al espacio y definir las funciones que desempeñarán. Al hacer esto, vamos a configurar los permisos para ese espacio.
• Trabajar con el contenido
  Los elementos de contenido se agregan o se crean en los espacios dentro del repositorio de Alfresco.
• El uso de categorías
  Categorías que permiten de forma rápida y fácil de organizar el contenido para ayudarle a recuperar el contenido que está buscando.
• Trabajar con espacios inteligentes y reglas de contenido
  Una de las principales ventajas de Alfresco es la capacidad de definir las reglas que afectan el contenido dentro de un espacio. Un espacio con una o más reglas de contenido definido que se llama un espacio inteligente.
• Trabajar con flujos de trabajo
  Un flujo de trabajo es un procedimiento de trabajo y medidas de flujo de trabajo representan las actividades de los usuarios deben seguir para lograr el resultado deseado. Alfresco ofrece dos diferentes tipos de flujo de trabajo: simple y avanzada.
• Trabajar con espacios de foro
  Un espacio de foro es un lugar para la celebración de conversaciones con otros usuarios. La gestión de contenidos multilingües.