Trabajar con espacios inteligentes y reglas de contenido

Una de las principales ventajas de Alfresco es la capacidad de definir las reglas que afectan el contenido dentro de un espacio. Un espacio con una o más reglas de contenido definidas se llama un espacio inteligente.

Una regla de contenido se compone de tres elementos principales:

• Las condiciones sobre el contenido de la norma con las que debe coincidir.
• Las acciones que se realizan sobre el contenido
• El tipo de regla, lo que indica el evento que desencadena la regla.

Una regla puede ser provocada por uno de los siguientes eventos:

• El contenido entra al espacio
• El contenido deja el espacio
• El contenido se modifica

No hay límite al número de condiciones que se pueden aplicar a cada regla. Se pueden definir reglas para proporcionar soluciones creativas a la automatización y gestión de contenidos.

Las reglas se aplican cuando se mueve el contenido dentro o fuera de un espacio y también puede aplicarse a los contenidos directamente en el espacio o en espacios subregionales.

Por ejemplo, puede establecer reglas para administrar el contenido de las siguientes maneras:

• Todos los elementos colocados en el espacio “Borradores” están versionados.
• Todos los elementos colocados en el espacio “Borradores” forman parte de un sencillo flujo de trabajo.
• Todos los documentos de presentación en el espacio “Publicación” se transformarán en Flash y copiarán en el espacio “Activos”.

Cuando se crea una regla para un espacio, se aplica a todos los archivos que se agregan al espacio después de la creación de la regla. Los archivos que residen en el espacio antes de la creación de la regla no se ven afectados por ésta.

Crear una regla de contenido

1. Navegue hasta el espacio en el que desea crear una regla de contenido.
2. El encabezado de espacio muestra el nombre y los detalles del espacio seleccionado. Pulse en el menú “Más acciones”, haga clic en “Gestionar reglas de contenido”.
3. En la página de “Reglas de contenido”, haga clic en “Crear regla”.

4. En el paso uno, “Seleccionar Condiciones”, seleccione una condición de la lista y haga click en “Establecer valores y Añadir”. Dependiendo de su selección, el panel de valores de ajuste puede cambiar.
5. Establezca las condiciones que desee y haga clic en “Aceptar”. Añada tantas condiciones como sea necesario y haga clic en “Siguiente” para continuar.

6. En el paso dos, “Seleccionar acciones”, seleccione una acción de la lista y haga click en “Establecer valores y Añadir”. Para la mayoría de las selecciones, la acción de Valores de ajuste panel aparecerá.
7. En este panel, establecer los valores de la acción deseada y haga clic en Aceptar. Añada como las acciones que sean necesarias y, a continuación, haga click en “Siguiente” para continuar.
8. En el paso tres, “Introducir los datos”, proporcione información acerca de la regla que está creando y haga clic en “Siguiente”.

9. Seleccione una de las siguientes tres opciones como el tipo de regla:

• Los artículos son actualizados: La acción se produce cuando el contenido se actualiza en el espacio.
• Los artículos son borrados o salir de esta carpeta: La acción se produce cuando el contenido es movido o eliminado del espacio.
• Los artículos son creados o entrar en esta carpeta: La acción se produce cuando el contenido se copia, creado o añadido al espacio.

10. En el paso cuatro, resumen, asegurese de que toda la información introducida es correcta y haga clic en “Finalizar”.
11. Haga clic en “Cerrar” para volver al espacio actual.

Eliminar una regla de contenido

Si usted ya no necesita una regla de contenido, puede eliminarla. Si existe la posibilidad de que pueda necesitar la regla otra vez, es posible que desee modificar la norma y hacer uso de la opción de “desactivar norma” en lugar de eliminarla.

1. No se puede eliminar una regla heredado de un espacio principal. Navegue hasta el espacio que contiene la regla que desea eliminar.
2. Haga click en el menú “Más acciones”, luego en “Gestionar reglas de contenido”.
3. En la página Reglas de contenido, localice la regla que desea eliminar y haga clic en “Eliminar”.
4. Un mensaje le pedirá que confirme la eliminación de la regla seleccionada. Haga clic en Sí.
5. Haga clic en Cerrar para volver al espacio actual.

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