Trabajar con flujos de trabajo

Un flujo de trabajo es un procedimiento de trabajo y medidas de flujo que representan las actividades que los usuarios deben seguir para lograr el resultado deseado. Alfresco ofrece dos diferentes tipos de flujo de trabajo: simple y avanzado.

El flujo de trabajo simple es generado en un espacio que tiene una regla de flujo de trabajo definida. La regla de contenido dicta cómo el contenido entrante, saliente, o actualmente residente en el espacio es gestionado.

El flujo de trabajo avanzado es cualquier flujo de trabajo construido a partir del motor de flujo de trabajo integrado en Alfresco. Usted puede iniciar un flujo de trabajo avanzado con el asistente de inicio de flujo de trabajo avanzado o como parte de Web Content Management (WCM). Los flujos de trabajo de avanzada se definen en el entorno de desarrollo o el “Diseñador de flujo de trabajo” de Alfresco.

Alfresco incluye dos flujos de trabajo modulares: “Tarea Ad Hoc” (para asignar una tarea a un colega) y “Revisión y Aprobación” (para la creación de revisión y aprobación de contenido). Estos son ejemplos de base de flujos de trabajo avanzado. En ambos ejemplos, los elementos de contenido se adjuntan al flujo de trabajo.

En WCM, el flujo de trabajo está configurado para un formulario web relacionado con el proyecto web y / o flujo de trabajo configurado como parte del proyecto general de la web. El proceso de enviar en el WCM es un ejemplo complejo de flujo de trabajo avanzado, que mueve el contenido a través de revisión, aprobación y publicación de las acciones.

Las tareas derivadas del flujo de trabajo avanzado se gestionan en su escritorio personal (Mi Alfresco).

En este apartado enseñaremos a:

• Implantar un flujo de trabajo simple
• Implantar un flujo de trabajo avanzado
• Ver los pasos del flujo de trabajo asociado a un elemento

Implantar un flujo de trabajo simple

Un espacio inteligente con una regla de flujo de trabajo de contenido definido genera flujo de trabajo simple.

En un flujo de trabajo sencillo, un espacio se utiliza para representar un paso y el flujo de trabajo se define con una regla de contenido. La norma especifica las acciones del usuario y el flujo de contenido entre los espacios.

Para agregar complejidad al flujo de trabajo simple, debe crear reglas para otros espacios y pasar contenido alrededor del espacio al espacio. Por ejemplo, puede establecer las reglas para crear un flujo de trabajo simple que administra el contenido de la siguiente manera:

• Los usuarios con las habilidades adecuadas pueden aprobar los elementos añadidos al espacio “Borradores”.
• Una vez aprobado, el contenido se mueve a un espacio llamado “Pendiente de aprobación”. Los usuarios con las capacidades adecuadas puede aprobar el contenido de este espacio.
• Una vez aprobado, el contenido se trasladará al espacio “Publicación”. Sin embargo, si el contenido es rechazado en este paso, se trasladó de nuevo a “Borradores”.
• El contenido puede ser un documento, un archivo gráfico, una página Web, streaming de medios de comunicación, y así sucesivamente.

Cuando se crea una regla para un espacio, se aplica a todos los archivos que se agregan al espacio después de la creación de la regla. Los archivos residentes en el espacio antes de que la regla fuera creada no se ven afectados por la norma.

Puede aplicar las normas cuando las cree para garantizar que se aplican a los contenidos ya existentes.

Pasos para crear un flujo de trabajo simple:

1. Navegue hasta el espacio para el que desea crear un flujo de trabajo simple.
2. En el menú Más acciones, haga clic en Administrar reglas de contenido.
3. En la página de contenido Reglas, haga clic en Crear regla.
4. En el paso uno, “Seleccionar condiciones”, seleccione una condición en la lista y haga clic en Establecer valores y Añadir.
5. Dependiendo de su selección, las condiciones del panel de ajuste de valores pueden variar.

1. En este panel, establezca las condiciones que desee y haga clic en Aceptar. Añada tantas condiciones como sea necesario y haga clic en Siguiente para continuar.
2. En el paso dos, “Seleccionar acciones”, seleccione “Agregar flujo de trabajo simple” y haga clic en Establecer valores y Añadir.

1. En el panel “Ajustar valores de la acción”, especifique el flujo Aprobar y, si lo desea, el flujo de rechazo para el flujo de trabajo definido. Los valores indicados en los cuadros Nombre serán las etiquetas de los actos de aprobación y rechazo.
2. Indique si el contenido sobre el que se va a actuar se va a mover o copiar, a continuación, seleccione una ubicación de destino.
3. Haga clic en Aceptar.

1. El flujo de trabajo definido se resume en el paso dos. Definir las acciones adicionales de la misma manera, si se desea, y haga clic en Siguiente para continuar.
2. En el paso tres, “Introduzca los datos”, proporcione información acerca de la regla que está creando y haga clic en Siguiente. Seleccione una de las siguientes tres opciones como el tipo de regla:

• Los artículos son actualizados: La acción se produce cuando el contenido se actualiza en el espacio.
• Los artículos son borrados o salir de esta carpeta: La acción se produce cuando el contenido es movido o eliminado del espacio.
• Los artículos son creados o entrar en esta carpeta: La acción se produce cuando el contenido se copia, creado o añadido al espacio.

13. En el paso cuatro, resumen, asegurar toda la información introducida es correcta y haga clic en Finalizar.
14. Haga clic en Cerrar para volver al espacio actual.

Implantar un flujo de trabajo avanzado

Un flujo de trabajo avanzado permite adjuntar un flujo de trabajo directamente a un elemento y luego asignar el contenido a otro usuario para su revisión. Con el flujo de trabajo avanzado, las tareas de flujo de trabajo se administran en el panel de inicio de Alfresco.

Alfresco incluye dos flujos de trabajo preconfigurados: Ad Hoc de Trabajo (para asignar una tarea a un compañero) y Revisión y Aprobación (para la creación de revisión y aprobación de contenido).

Pasos para crear un flujo de trabajo avanzado:

1. Navegue hasta el espacio que contiene el elemento de contenido que desee agregar a un flujo de trabajo.
2. Haga click en el botón con forma de flecha para ver el contenido de interés y haga clic en “Iniciar flujo de trabajo avanzado”.
3. En el paso uno, elegir de flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo que desea definir: Ad Hoc de Trabajo o Revisión y Aprobación. Haga clic en Siguiente.
4. En el paso dos, Opciones de flujo de trabajo, especifique las opciones de flujo de trabajo.

Para definir un flujo de trabajo ad hoc de Trabajo:

1. En el cuadro Descripción, describa lo que usted desea que el destinatario ha de hacer, por ejemplo: “Por favor, revise el archivo adjunto”.
2. En la lista Prioridad, seleccione la prioridad necesaria.
3. Para especificar una fecha de vencimiento haga clic en “Ninguno”, para mostrar los controles de la fecha y seleccione la fecha deseada.
4. Haga clic en “Hoy” para seleccionar la fecha actual, haga clic en Ninguno para quitar la fecha de vencimiento.
5. Opcionalmente, seleccione “Notificarme” para recibir una notificación cuando la tarea se ha completado.
6. Para asignar la tarea a alguien, haga clic en “Seleccionar” … y use la función de búsqueda para localizar el usuario deseado. Haga clic para seleccionar el usuario para asignar la tarea y haga clic en Aceptar.

Para definir un flujo de trabajo Revisión y Aprobación:

1. En el cuadro Descripción, describa lo que usted desea que el destinatario ha de hacer, por ejemplo: “Por favor, revise el archivo adjunto”.
2. En la lista Prioridad, seleccione la prioridad necesaria.
3. Para especificar una fecha de vencimiento haga clic en “Ninguno”, para mostrar los controles de la fecha y seleccione la fecha deseada.
4. Haga clic en “Hoy” para seleccionar la fecha actual, haga clic en Ninguno para quitar la fecha de vencimiento.
5. Para los autores, haga clic en “Seleccionar” … y use la función de búsqueda a localizar el usuario deseado. Haga clic para seleccionar el usuario que se encargará de la revisión y haga clic en Aceptar.

En el panel Recursos, haga clic en Agregar recurso para añadir más elementos a incluir en la tarea. Utilice la función de búsqueda a localizar los elementos de contenido. En la lista de resultados, haga clic para seleccionar el elemento de contenido que agregar.

Haga clic en Agregar a la lista para agregar los elementos de contenido seleccionado a la lista de Recursos. Haga clic en Siguiente.

En el paso tres, Resumen, haga clic en Finalizar para crear el flujo de trabajo especificado.

Regresa al espacio en el que comenzó. Haga clic en “Ver detalles” en el elemento para ver como el flujo de trabajo recién creado se adjunta al panel de flujos de trabajo.

Ver los pasos del flujo de trabajo asociado a un elemento

Usted puede determinar si un elemento de contenido es parte de un flujo de trabajo por ver los detalles del elemento de contenido.

Acceda a la página “Ver detalles” para ver un resumen del flujo de trabajo definido para un elemento de contenido. El panel de flujo de trabajo detalla tanto el flujo de trabajo simple como el avanzado.

Esta característica no es aplicable a los contenidos WCM. Dentro de un proyecto web, puede ver – y tener la oportunidad de configurar – el flujo de trabajo como parte de la acción en Enviar.

Como ver los pasos de un flujo de trabajo:

1. Navegue hasta el elemento cuyo flujo de trabajo que desea ver.
2. En el panel Contenido, haga clic en “Ver detalles”.
3. En el panel de flujos de trabajo, haga clic para expandir el panel, si no está abierto, y revisar el flujo de trabajo definido.
4. Haga clic en Cerrar para volver al espacio actual.

• Invitando a los usuarios a un espacio de colaboración
  Para colaborar con otros usuarios en un contenido, debemos invitarlos al espacio y definir las funciones que desempeñarán. Al hacer esto, vamos a configurar los permisos para ese espacio.
• Trabajar con el contenido
  Los elementos de contenido se agregan o se crean en los espacios dentro del repositorio de Alfresco.
• El uso de categorías
  Categorías que permiten de forma rápida y fácil de organizar el contenido para ayudarle a recuperar el contenido que está buscando.
• Trabajar con espacios inteligentes y reglas de contenido
  Una de las principales ventajas de Alfresco es la capacidad de definir las reglas que afectan el contenido dentro de un espacio. Un espacio con una o más reglas de contenido definido que se llama un espacio inteligente.
• Trabajar con flujos de trabajo
  Un flujo de trabajo es un procedimiento de trabajo y medidas de flujo de trabajo representan las actividades de los usuarios deben seguir para lograr el resultado deseado. Alfresco ofrece dos diferentes tipos de flujo de trabajo: simple y avanzada.
• Trabajar con espacios de foro
  Un espacio de foro es un lugar para la celebración de conversaciones con otros usuarios. La gestión de contenidos multilingües.