Organizar y compartir el trabajo

En este apartado explicaremos como:

• Crear y usar etiquetas
• Marcar los emails
• Usar carpetas personalizadas

Trabajando con las etiquetas

Las etiquetas son tu forma personal de clasificar los emails, contactos, tareas y citas. Usar etiquetas es una ayuda para encontrar objetos. Por ejemplo, podrías tener una etiqueta para “urgente” y otra para “prioridad media”. Haciendo uso de las etiquetas:

• Puedes organizar objetos.
• Puedes filtrar por una etiqueta y todos los objetos que hayan sido marcados con la misma aparecerán en el resultado de la búsqueda, sin importar que estén en otras carpetas o secciones.
• Puedes crear todas las etiquetas que desees.
• Puedes aplicar más de una etiqueta al mismo objeto.

Creación de etiquetas

Puedes crear nuevas etiquetas de cualquiera de las siguientes formas:

• Click-derecho en “Etiquetas” en el panel de exploración y seleccionar “Nueva etiqueta”
• Selecciona un mensaje, click en el boton “Etiquetas” en la barra de herramientas y selecciona “Nueva etiqueta”.
• Click-derecho en un objeto, elije “Etiquetar mensaje” y selecciona “Nueva etiqueta”.
• Click-derecho en “Etiquetas” o en una etiqueta en el panel de exploración y elije “Nueva etiqueta”.

Una vez hecho esto:

• Selecciona “Nueva etiqueta”. El dialogo de creacion de etiquetas aparecerá , donde puede escribir un nombre para la etiqueta
•  selecciona el color que tendrá del menu desplegable.
• Pulsa “Aceptar”.
  Las etiquetas pueden tener cualquier carácter excepto estos:
• : (dos puntos)
• / (barra)
• ” (dobles comillas)

Las nuevas etiquetas listadas debajo de “Etiquetas” (o “Tags” en inglés) en el panel de exploración pueden ser asignadas a los objetos.

Puedes ponerle más de una etiqueta a un mensaje, si éste es el caso, se dividirán en capas y estarán coloreadas de forma diferente.

Marcar emails

La bandera de marca es un indicador si/no para que los mensajes sean marcados. Un mensaje será marcado cuando necesite ser distinguible de los demás (no usar en exceso, pues ocasionaría el efecto contrario), por ejemplo, cuando quieres saber cual es el mensaje al que estabas respondiendo, pero no enviaste.

Para marcar un mensaje pincha en la marca de bandera del panel de previsualización, y esta se iluminará resaltando el mensaje:

Para desmarcarlo, haz lo mismo, y la bandera se apagará, dejando el mensaje como estaba:

Manejo de carpetas

Crear una carpeta personalizada

Las carpetas personalizadas pueden ser creadas dentro de otras carpetas incluyendo las carpetas de sistemas. No puedes crear dos carpetas con el mismo nombre dento de la misma carpeta “padre”. Por ejemplo, no puedes llamar a dos carpetas “ventas” si las dos estan dentro de una carpeta llamada “Contabilidad”; aunque sí podrias tener dos carpetas llamadas de la misma forma si estas no estan dentro de la misma carpeta. Para crear una nueva carpeta tienes dos opciones:

• Pincha en el icono del borde superior de panel de exploración, esquina derecha.
• Haz click-derecho en el panel de exploración , y selecciona “Nueva Carpeta”.

Compartiendo carpetas:

Se pueden compartir las carpetas de correo, incluyendo la bandeja de entrada y las subcarpetas. Puedes compartirlas con usuarios internos que pueden ser acreditados desde gestionar por completo la carpeta, a solo verla.

Cuando usuarios internos comparten una carpeta de correo, un enlace a la carpeta compartida se muestra en el panel de exploración. Cuando la carpeta es seleccionada el contenido se muestra en el “Panel de Contenido”.

Escena de ejemplo sobre compartir carpetas:

Su departamento de ventas desea un buzón central para todos los mensajes de correo electrónico solicitando información sobre suproducto, y todos en ventas deben ser capaces de ver los mensajes de correo electrónico inmediatamente cuando vienen. Usted puede dar a cada uno en el departamento permisos para ver la carpeta de correo y copiar los mensajes a subuzón de correo, o para administrar la carpeta de correo y que puedan responder en nombre de esta dirección.

Los pasos a seguir para compartir una carpeta son los siguientes:

1. Sitúese sobre la carpeta que quiere compartir.
2. Pulse botón derecho sobre ella.
3. Elija la opción “Compartir carpeta”(se mostrará una ventana muy parecida a esta).

Este diálogo nos permite elegir con quién queremos compartir esta carpeta, a saber:

• Usuarios internos (pertenecientes al mismo dominio)
• Usuarios externos (de dominios distintos al nuestro, se les asignará una clave de acceso)
• Público en general (acceso libre)

Y con qué permisos vamos a compartir la carpeta, los roles disponibles son:

• Ninguno (Tiene la carpeta compartida, pero no puede ver, añadir, eliminar o modificar ficheros)
• Espectador (Puede ver los ficheros)
• Controlador (Puede ver, añadir, eliminar y modificar ficheros)
• Administrador (Puede ver, añadir, eliminar, modificar y administrar ficheros)

Luego solo tendrá que especificar el correo de la persona con quien quiere compartir la carpeta.

Siguiente guía:   Gestionando el correo